2011年11月14日

【信望愛電子報】聰明管理你的時間 2011.11.13~ 11.19

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《信望愛電子報》 2011.11.13~ 11.19

 

快樂上班族》聰明管理你的時間   ◎李良達

   

聰明管理你的時間的撇步

不要每次都要求資訊又快又多。很多人在決策前,總是想要取得越多越快的資訊,以為這樣越好,越能有助於決策,實則剛好相反──這會浪費你更多的時間去消化很多沒意義的資訊。

第300期EMBA(2011/8)P.19:社會學家馬奇(James March)曾做過一項研究,結果顯示,許多高階主管要求的資訊量,往往比實際需要多很多。

馬奇的研究發現:這樣一來,就產生時間的浪費。部屬需要花很多時間去準備過多的資訊;而主管拿到資訊之後也要花更多的時間來消化資訊。

最理想的狀況是,每個資訊都有設定需要被使用的時間,部屬才不會十萬火急的趕著準備資訊,等資訊提供出來以後,卻躺在那裡沒人使用,等真正需要用到時,又已過時。

對耗費時間較久的事,要多重規劃。比如說出差,越遠距離的出差,越要想清楚:還有沒有那些地方可以順便跑一趟?還有沒有那些事情可以順便去辦?時間越靠近的兩趟出差,有沒有可能併為一趟出差?地點越靠近的兩趟出差也一樣?這同時可以節省時間,也可以節省差旅成本

第300期EMBA(2011/8)P.47:為什麼49歲的搖滾樂手邦喬飛,過去一年賺的比新生代超級偶像小賈斯汀還多?因為邦喬飛在安排演唱會時,會儘可能在同一個地點多唱幾場。他說:不是我故意錙銖必較,只是講求時間的效率是比較聰明的做事方法。(取材自Forbes富比士雜誌)

講 授 大 綱
時間管理的績效如何判定。
如何提高時間管理的效能。
建立對於時間的正確觀念和態度。
成為時間管理的高手。

時間管理的績效如何判定?

1.評估時間管理的績效,不是要看你是否能夠在同一時間同時做很多事,而是要看你是否能如期完成任務。

所以同一時間儘可能不要做兩件事,乃要專注。更不要每件事都做到last mile,然後就擱著。(行百里者半九十也)所以一心不要二用,不要在做第一件事時,同時又分心去想第二件事,結果導致第一件事沒做好、沒能如期完成;而第二件事又沒時間去做。

2.評估時間管理的績效,不是要看你是否能比別人用更短的時間完成任務,而是要看你能否從容不迫。

有許多人以為完成每件事的時間越短越好。結果雖然達到目標了,但是因此反而成天緊張兮兮,把其他時間都浪費掉了,導致一整天總體完成的事項反而不如別人。所以我們固然要儘可能和別人用同樣的時間來完成任務,但還要在整個過程從容不迫,才是時間管理的高手。(這樣也才能兼顧到品質)

3.要提高時間管理的績效,不是要給自己很強烈的時間緊迫感,而是要讓自己從頭到尾都以同樣效率(速度)來運用時間,讓自己一直保持穩定的節奏感,從而有最佳的續航力。

所以一曝十寒絕對不是好的時間運用方式。所以虎頭蛇尾也不是好的時間運用方式。走走停停、忽快忽慢、先快後慢、先慢後急等等,都不是好的時間運用方式。

如何提高時間管理的效能?

要提高時間管理的效能,首先最要克服的就是做事拖拖拉拉的習慣。而要克服這樣的習慣、毛病,就需要知道其成因。從而再針對這些成因,對症下藥來改進之。

我們做事為什麼會拖拖拉拉?因為我們總是過於仔細的訂定一些計劃。有的人連每一枝鉛筆都要削好,每一張桌子都要排好,每一個已經彎曲的迴紋針都必須挑出來丟掉等等,然後才能開始辦公、做事。如果你每天早上都要這樣仔細的準備好一切,才能去上班,你肯定每天都遲到。如果你每天都要這樣才開始辦公,時間管理績效當然不佳。這不是說計劃不重要,更不是說我們做事不需要事先規劃。但是,計劃永遠趕不上變化,所以事先的規劃要適可而止,趕快開始做才最重要。因為執行的過程,計劃一定會一改再改的。

因為我們總是在『等』。『等』是時間管理績效最大的敵人。總是在『等』的人,將一事無成。總是在『等』的人,每一天都將一事無成。總是在『等』的人,這一生都將一事無成。也許我們是在等最好的時機(時間點)出現,然後才要來辦這件事。也許我們是在等最好的情境因素(條件)出現,然後才要來辦這件事。也許我們是在等人手到齊或資源更充足,然後才要來辦這件事。問題是,如果你不趕快開始做,你那裡知道什麼時間點才是最好的時機?問題是,如果你不著手進行,你那裡知道什麼情境因素(條件)才是最合適的?問題是,如果你不著手進行,可以幫助你的人手或資源,怎麼會靠攏過來幫你呢?

所以你的問題都必須開始做才能有答案。因為我們總是低估了做某件事所需的時間,所以總以為還來得及。所以我們總以為明年、下個月、下個禮拜、明天、下一分鐘、下一秒鐘再來做就來得及,於是事情就永無止境的被拖延下去。

我們不是說就要整天緊張兮兮的,但是,我們一定要保持劍及履及的習慣,想到就做。如果我們總認為等一下再做就可以了,那這件事就永遠沒有機會被完成了。所以我們應該要養成一個習慣:每件事都應該要立刻去做,否則就可能來不及了。只要你想到,而且當下剛好有時間,就去做。

因為我們對很多屬於我們份內的事、我們應該完成的任務,嗤之以鼻或掉以輕心。我們總認為這些事沒什麼大不了,或者根本認為這些事不值得去做,所以我們當然會拖一天算一天,根本沒有去完成它的動力。然後我們對其它很多事情,也都會一路一直拖拖拉拉下去。

因為人都是有惰性或投機的心理。

所以我們基本上總是會想拖延下去。我們會想說,運氣好的話,搞不好還可以逃過一劫,最後根本就不必去做了。或者運氣好的話,也許我們也可以揀現成的。於是此後我們就會更加拖拖拉拉了。

因為人都討厭不舒服的情況。

所以我們都想避免不愉快的經驗,而做事難免會遇到不舒服、不愉快的狀況,所以我們先天上都不會想做事。我們也都不喜歡做事過程中那種不確定或者枯燥乏味的狀態,所以乾脆就不斷拖延時間,不去開始做應該需要立刻進行的事。

因為人都怕做不好,怕失敗,更怕後悔莫及,所以總是要拖延到萬不得已,才願意開始真正去做一件事。因為我們有時候也不喜歡真的把事情做好,不喜歡成功,因為成功往往會帶來更重的責任,所以我們潛意識裡會不想去做事,因為做得好也不快樂,做不好更痛苦,所以乾脆什麼事都不做。

還有一個會拖拖拉拉的原因是誘因不足,讓我們沒有很強烈的執行意願,沒有立刻去做的決心,因為做完之後好像也不會更好。最後一個會讓我們做事拖泥帶水、拖拖拉拉的原因,是我們的叛逆性,為什麼要我做?為什麼要照你所安排的時間去做?為什麼非這樣做不可?難道就不能拖延一陣子嗎?難道明天再做天就會蹋下來嗎?

如何克服拖拖拉拉的習慣?

做事情當然還是要有所規劃,但是也不要過於仔細的規劃。

因為不論我們再如何仔細的規劃,最後計劃總是趕不上變化,我們還是得一改再改。因此,倒不如適度的規劃後,就趕快開始進行、趕快開始做,這比什麼都重要。一邊做、一邊再繼續做必要的修正,絕對比一開始就希望做出最完美的規劃還重要。

估算一下拖拖拉拉的成本:

計算一下你可能因此而失去的機會,你可能因此而導致的損失等等。最重要的是,太快去做一件事當然還是有可能讓你後悔莫及;但是不能及時去處理一件事,讓你後悔莫及的可能性更高。

創造出一個更容易著手的出發點:從計劃最容易執行的點開始做起,或者從最有意義的點做起,或者從你最喜歡的點做起等等。把事情分段處理。儘可能把事情分解成每天可以完成的一個小段落,然後要求自己每天處理一部份、絕不拖延;萬一不小心有一天誤了事,第二天也很容易補回來,這樣就不致於拖拖拉拉不去處理了。

給自己必要的獎勵與懲罰:如果自己能夠及時去處理某一件事,或者甚至提前完成某一件事,就好好的犒賞自己一番;反之,若是自己拖泥帶水、拖拖拉拉,就給自己一些懲罰。若是怕自己決心不夠,那就乾脆和別人訂約,讓別人來替你執行這些獎勵或懲罰,所以你就再也沒有藉口,更不能後悔,只好趕快去做就是了。

刻意去對外做出一些命令式的(絕對的)承諾,以致於你沒有機會後悔或拖延,只好趕快去做。比如說,你刻意在公開場合承諾說,沒問題,我一定在下禮拜三之前如何如何,即使颱風、地震齊來,我都保證不黃牛;並且讓越多人聽到越好,並且讓你自己在做此承諾時的口氣,是很絕對的,所以沒有任何藉口可以再去拖延。

在潛意識裡不斷提醒自己。

比如說在你的電腦的桌布或桌面上放上這件事。
你的MSN的自我設定也寫上這件事。
你每天必定打開的檔案一打開也會跳出這件事等等。
連你的手機鈴聲都可以成為一種提醒。

在無意識的狀態下思考疑難雜症。我們每一天都有很多例行的事要處理。許多時候我們處理這些例行的事,是自然的反射動作,不需要特別花腦筋;所以這時候你就可以將腦筋花在別的事情上,你就可以開始想一些疑難雜症該怎麼處理。這樣最能善用時間。阿基米得原理不就是阿基米得在洗澡時得到的靈感嗎?洗澡不需要運用大腦,所以洗澡時可以想別的。當你要去睡覺的時候,特別是你真的已經很睏的時候,你開始想這件事該如何處理,一邊想,一邊就迷迷糊糊的睡着了。

或者是當你在聽音樂的時候(假設你每天都有聽一段音樂的習慣),一邊聽音樂,一邊隨手拿起紙和筆,隨便塗鴉,只要想到這件事可以如何處理,立刻把它寫下來,只要出現好的點子你當然就會立刻去處理了。

建立對於時間的正確觀念和態度

時間是最珍貴的資源,因為時間一去總不復返。所以浪費時間是最糟糕的事,因為永遠沒有機會再去挽回。時間從來不會等我們。所以我們當然也不應該去等時間,等明天我就開始來做,等一下我就開始來做,再等一會兒我一定會去做的,這些都是錯誤的觀念,只要有『待處理』的事項,最正確的態度是立刻去做。事情不是要等到東風來了才能做,剛好相反,在東風來之前你必須先使萬事皆備。如果你總是想等東風來了才要開始準備做事,那已經來不及了。

事情不是要等到我有十足把握再去做才能做好,事情是要邊做邊學、才能做好,如果我想等到有十足把握才去做事,我一輩子什麼事也不能做,我乃是應該抱持著邊做邊學、邊做邊檢討的態度,趕快開始做,才能做好。任何事都立刻去做、不斷的做事的人才能學習把事情做好,才能真正把事情做好。不停的在想如何把事情做好的人,一輩子也無法把事情做好。想要學游泳,最好的方法是立刻下水,而不是在岸邊學習,希望有把握不會沉下去再去下水,這樣的人一輩子也學不會游泳的。

說一尺、不如做一寸,想一丈、不如做一尺,任何事都立刻去做的人才是偉大的人。追二兔不如追一兔,不要想在同一時間完成太多事情,一個時間只做一件事最不會拖拖拉拉。立刻去做、提前把事情做完,遠比把事情做到多完美更重要,對別人的貢獻更大。這不是說品質不重要,乃是我們不論早或晚完成一件事,品質其實都是差不多的,我們拖延事情完成的時間,很少相對提升了品質。

時間是有限的,人也是有限的,所以千萬不要過度的承諾,千萬不要把自己當超人,隨隨便便承諾一大堆事,否則你一件事也做不成。所以要善於管理時間、要能及時完成任務,不是要把一天當兩天用,乃是要把兩天當一天計算,一天當半天計算,半天當兩小時計算,預留彈性,預計兩小時可以完成的事,你要提前半天來做,餘依此類推,這樣你才能成為時間管理高手,總是不會誤事。

成為時間規劃與管理的高手

總是做好事情的規劃
總是做好時間的分配
總是按部就班的執行
總是保持彈性與從容不迫
總是專注於當下該做的事
總是先把該做的事情做完再想其他的事
總是不因為只剩一哩路(last mile)而有所耽延
無論如何總是讓事情有所進展
無論如何總是要完成一些事情
無論如何總是今日事、今日畢
無論如何總是不寄望於明天
無論如何總是不放棄、不半途而廢
要積極卻不是急躁,要行動卻不是草率莽撞
總是好整以暇、常做白日夢卻不致一事無成

卡爾.桑德堡(Carl Sandburg,1878~1967)是著名美國詩人、歷史學家和傳記作家。 曾獲得普立茲獎(Pulitzer Prize)等多種文學獎。 所著《林肯傳》一書更備受推崇。他曾說過一句名言:"Nothing happens unless first a dream." (除非先有夢,否則沒有任何事會發生。)他還說過另外一句名言:"The time for action is now. It's never too late to do something." (現在就是應該採取行動的時候,現在去做任何事都不會太遲)

所以鼓勵大家,人生的夢想之所以能實現,就是要立刻採取行動,立刻去做;成為時間規劃與管理的高手,不但工作輕鬆愉快,而且願望才能實現。歡迎上網提問e:http://www.seewant.org 貓頭鷹信箱

附錄:18分鐘做好日程管理

取材自EMBA雜誌2009/11第279期P.136
第一步:上班前,花五分鐘排定一天的計劃。
第二步:每個小時花一分鐘重新聚焦。(重回軌道)
第三步:下班時,花五分鐘檢討。
五分鐘+(一分鐘*8小時=8分鐘)+五分鐘=18分鐘
每天花18分鐘,讓你更能把握其他的462分鐘。
(60分鐘*8小時=480分鐘)-18分鐘=462分鐘。

   
 

【心靈小語】

原諒不是一件容易的事,是用淚水堆砌出來的。仇恨使我們身心靈疲累,思想變得苦毒,必須獨自承擔傷害的恐懼和陰影旁人既不能理解也無法彌補。~史黛肥~

 
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